档案著录规则

GB3792.5-85

1 引言

   1.1 档案著录标准化是实现档案工作现代化的基础之一。为建立健全我国统一的档案检索体系，开展档案的报道与交流，充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用，特制订本规则。

  1.2 本标准是依据GB 3792.1-83《文献著录总则》的原则,结合档案的特点和我国档案工作的实际情况制订的。

  1.3 本标准是各类档案进行著录的依据,某些内容和形式极其特殊的档案可遵照本标准制订细则。

  1.4 本标准不包含档案目录组织的方法。

 2 名词术语

  2.1 档案：国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声象等形态的历史记录。

  2.2 案卷：是一组关系密切的单份文件的组合,有时称档案保管单位。

  2.3 档案著录：在编制档案目录时,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

  2.4 著录项目：揭示档案内容和形式特征的记录事项。其主要部分（包括题名与责任者项、文本项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、丛编项、附注项、标准编号及有关记载项、提要项、排检与编号项）称为大项，组成各个主要部分的特定内容称为小项。

  2.5 著录格式：著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

  2.6 条目：档案著录的结果,是反映单份文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。

  2.7 档案目录：按照一定的次序编排而成的条目组合,是档案检索和报道的工具。

 3 著录项目

   3.1 题名与责任者项

  3.1.1 正题名

  3.1.2 并列题名

  3.1.3 副题名及说明题名文字

  3.1.4 文件编号

  3.1.5 载体类型标识

  3.1.6 第一责任者

  3.1.7 其它责任者

  3.2 文本项

  3.3 密级与保管期限项

  3.3.1 密级

  3.3.2 保管期限

  3.4 时间项

  3.5 载体形态项

  3.5.1 数量及单位

  3.5.2 规格

  3.5.3 附件

  3.6 丛编项

  3.7 附注项

  3.8 标准编号及有关记载项(一般不著录)

  3.9 提要项

  3.10 排检与编号项

  3.10.1 分类号

  3.10.2 档案馆(室)代号

  3.10.3 档号

  3.10.4 缩微号

  3.10.5 主题词

 4 标识符号

   4.1 著录项目标识符

  4.1.1 本标准各著录项目之前冠以一定的标识符。

    ．－各大项(题名与责任者项、排检与编号项、提要项除外)。

    ＝并列题名。

    ：副题名及说明题名文字、文件编号、规格。

    ／第一责任者。

    ；其他责任者、保管期限。

    ＋附件。

  4.1.2 著录项目标识符说明

  4.1.2.1 除“.－”符占两格并在回行时不应拆开外，其他符号占一格，前后均不再空格。

  4.1.2.2 除题名与责任者项外,各大、小项回行时，均不省略标识符。

  4.1.2.3 凡重复著录一个项目,需重复添加该项目的标识符；不进行著录的项目，其符号连同项目一并省略。

  4.2 著录内容识别符。

    ( ) 责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文、丛编项。

    [ ] 自拟著录内容、载体类型标识。

    ？推测的不能确定的著录内容，与[ ]结合使用。

    □每一个残缺文字。未考证出的责任者、时间及难以计数的残缺文字用三个“□”号。

    . 外文缩写。

    ～起止连接。

 5 著录格式

   按不同著录对象，区分为文件和案卷级两种条目著录格式。

  5.1 文件级(以单份文件为著录对象)条目著录格式

 

 

分类号档案馆(室)代号 档号缩微号 正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号[载体类型标识]第一责任者; 其他责任者.－文本.－密级：保管期限.－文件形成时间.－数量及单位：规格＋附件.－(丛编).－附注 主题词 提要

  5.2 案卷级(以卷、册、袋、盒为著录对象)条目著录格式

 

 

分类号档案馆(室)代号 档号缩微号 正题名=并列题名：副题名及说明题名文字[载体类型标识].－密级;保管期限.－案卷内文件起止时间.－数量及单位：规格.－附注 主题词 提要

  5.3 著录格式说明

  5.3.1 文件级和案卷级条目著录格式，按其载体形式均可分为卡片式和书本式。

  5.3.2 卡片式著录格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号与档号分别著录于卡片左上角的第一、二行。档案馆(室)代号与缩微号分别著录于卡片右上角的第一、二行。第三段落从档号下一行与档号齐头处依次著录题名与责任者项、文本项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、丛编项和附注项，各项目回行时，齐头著录。第三段落为主题词，另起一行齐头著录。第四段落为提要，另起一行空两字著录，回行时与一、二、三段落齐头。

  5.3.3 如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。

  5.3.4 卡片尺寸为12.5cm×7.5cm。著录时，卡片四周均应留1cm空隙。

  5.3.5 书本式条目著录格式除在正题名前加顺序号(以黑体字印刷)其后空一格,且第二段落著录项目相应后移外，其余与卡片式条目相同。

  5.3.6 文件级、案卷级书本式目录均采用双栏排版形式,各条目之间空一行。

    例一：(文件级卡片式条目)

 

 

1090301 031008      3-4-74-53 64-43      关于水头区档案被烧的通报:(65)浙档字第4号；浙江省档案局.-正本.-机密；   长期.-1965.4.11.-3页:16开+中共温州地委办公室转发平阳县委办公室“关于水头区委档案被烧情况的报告”   水头区火灾档案保护

    例二：(文件级卡片式条目)

 

 

J 06052 000108   4058 754-755   中型催化裂化高效再生试验报告[胶片] 蒋重仁.－副本.－长期.－1976.6.－2张：16mm   催化裂化再生工艺Ｙ型分子筛催化剂侧馏分馏分油中试装置     再生烟气中的一氧化碳在稀相再生管燃烧时，温度及停留时间对其燃烧反应的影响。

    例三：(案卷级卡片式条目)

 

 

I O80932 000102   16-2-30 92-1   各省、自治区、直辖市1972年粮食产量统计表.-永久.-1973.3.14～1973.5.20.-西藏自治区统计表因污渍大部不清   1972年全国各省、自治区、直辖市耕地面积、粮食作物播种面积、总产量和各种粮食作物产量。

    例四：(书本式条目)

 

    1080932              000102

    16-2-30               92-1

    016345 各省、自治区、直辖市1972年粮食产量统计表.-永久.－1973.3.14～1973.5.20.－西藏自治区统计表因污渍大部不清。

    1972年全国各省、自治区、直辖市耕地面积、粮食作物播种面积、总产量和各种粮食作物产量。

 

6 著录详简级次

 

  6.1 著录项目分为必要项目和选择项目。

  6.1.1 必要项目：正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词。

  6.1.2 选择项目：并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、载体类型标识、其他责任者、文本、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案馆(室)代号。

  6.2 著录详简级次分为简要级次和详细级次。

  6.2.1 凡条目仅著录必要项目的称简要级次。

  6.2.2 凡条目除著录必要项目外，还著录部分或全部选择项目的称详细级次。

 

7 著录用文字

 

  7.1 著录用文字必须规范化。

  7.2 文件编号、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。

  7.3 少数民族文字档案著录时必须依照少数民族文字书写规则。

 

8 载体类型标识

 

  档案的载体类型分为甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘等。

 

9 著录来源

 

  9.1 档案的著录来源是被著录档案的本身。主要依据文头、文尾、案卷封面、卷内文件目录、备考表等。

  9.2 其他有关的档案资料。

 

10 著录项目细则

 

  10.1 题名与责任者项

  a. 题名是直接表达档案内容特征、中心主题并区别于另一档案的名称。

  b. 责任者是指对档案内容进行创造，负有责任的团体或个人。

  10.1.1 正题名

  档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目名称和案卷封面上的题目名称。正题名照原文著录。

  10.1.2 并列题名

  以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。必要时并列题名与正题名一并著录。并列题名前加“＝”号。

  10.1.3 副题名及说明题名文字

  10.1.3.1 副题名：解释或从属于正题名的另一题名，副题名照原文著录。正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。副题名前用“：”号。

  10.1.3.2 说明题名文字：指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字，照原文著录，其前加“：”号。

  10.1.4 没有题名的单份文件

    依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。

  10.1.5 题名含混不清的文件或案卷

  10.1.5.1 单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[ ]”号。

  10.1.5.2 案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，改写原案卷题名后再著录。

  10.1.6 文件编号

    文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人编写的顺序号，包括发文字号、图号等。文件编号照原文字和符号著录，其前加“：”号。

    例如：

    ：中发[1980]16号

    ：J6-021-001

  10.1.7 载体类型标识

    以纸为载体的档案一般不予著录，其他载体类型据实著录，并加“[ ]”号，见第8章。

  10.1.8 第一责任者

  10.1.8.1 第一责任者是指文件上列于首位的责任者。其前加“”号。

  10.1.8.2 责任者只有一个时作第一责任者照原文著录。

  10.1.9 其他责任者

  10.1.9.1 其他责任者指除第一责任者以外的责任者，其前加“;”号。

  10.1.9.2 单份文件有多个责任者时，除著录第一责任者外，其他责任者最多著录2个，以“；”号相隔，并加“等”字。立档单位本身是责任者的必须著录。

  10.1.10 机关团体责任者

  10.1.10.1 团体责任者必须著录全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称“中共中央”，“中华人民共和国外交部”简称“外交部”，“中国人民解放军总参谋部”简称“总参”，“河北省人民政府人事局”简称“河北省人事局”，“国家档案局档案馆业务指导处”简称“国家档案局二处”等；不得著录为“本部”、“本委”、“本省人事局”、“二处”等。

  10.1.10.2 历代政权机关团体责任者,著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“( )”号。如(清)内阁，(民国)教育部。

  10.1.11 个人责任者

  10.1.11.1 个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录职务，并加“( )”号。如吴学谦(外交部长)。

  10.1.11.2 文件所署个人责任者为别名、笔名等时,均照原文著录，但应将其真实姓名附后，并加“( )”。如茅盾(沈雁冰)。

  10.1.11.3 清代及其以前的个人责任者的著录与本条10.1.10.2项相同。

  10.1.11.4 外国责任者,应著录各历史时期易于识别的国别简称，统一的中文姓氏译名、姓氏原文和名的缩写，一般采用姓在前，名在后的顺序。国别、姓氏的原文和名的缩写均加“( )”号。

    如：(苏)斯大林(CTAJINH,N·B·)。

  10.1.12 未署责任者的文件

    应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者,并加“[ ]”号。经考证仍无结果时,以三个“□”代之。著录为“□□□”。

  10.1.13 文件的责任者有误

    仍照原文著录，但应考证出真实责任者附后，并加“[ ]”号。

  10.2 文本项

    文本是文件稿本的名称。依实际情况著录为正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图等,其前加“.－”号。

  10.3 密级与保管期限项

  10.3.1 密级

    一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的，应著录新的密级，其前加“.－”号。

  10.3.2 保管期限

  10.3.2.1 一般按案卷组成时拟定保管期限著录，对已更改的，应著录新的保管期限，其前加“；”号。

  10.3.2.2 当密级与保管期限项中不著录密级时，小项保管期限前不加“；”号。

    例如：.－长期

  10.4 时间项

    时间项视著录对象分为文件级的文件形成时间和案卷级的案卷内文件起止时间。其前均加“.－”号。

  10.4.1 文件的形成时间

    一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令为通过时间或发布时间，条约、合同为签署时间；报表计划为编制时间；工程、产品图纸为设计时间等。

  10.4.1.1 时间著录，可省略年、月、日，在表示年、月的数字右下角加“.”号。

    例如：1982年6月5日著录为.－1982.6.5

  10.4.1.2 历史档案应著录原纪年，将换算好的公元纪年附后，并加“( )”号。

    例如：清乾隆十年九月二十六日著录为

    .－清乾隆10.9.26(1745.10.21)

  10.4.1.3 没有形成时间或形成时间不清的文件，应根据其内容、形式、载体特征等考证出形成时间著录，并加“[ ]”号；或著录文件上的其他时间(收文时间、审核时间、印发时间等)，并在附注项中说明。如考证无结果，且无其他时间，则以三个“□”代之，著录为“□□□”。

  10.4.1.4 时间记载有误的文件，仍照原文著录，再将考证的时间附后，并加“[ ]”号。

  10.4.2 案卷内文件起止时间

    著录卷内文件最早和最迟形成的时间，其间用“～”连接。

    例如：1980年3月4日至1980年12月7日著录为

    .－1980.3.4～1980.12.7

  10.5 载体形态项

    载体形态项著录档案载体的物质形态特征。

  10.5.1 数量及单位

    数量用阿拉伯数字,单位用档案物质形态的统计单位,如：“页”、“卷”、“册”、“盒”等。著录时其前加“.-”号。

  10.5.2 规格

    指档案载体的尺寸及型号等，著录时其前加“：”号。

    例如：

    .－1盒：35mm

    .－5页：16开

  10.5.3 附件

  10.5.3.1 指文件正文后的附加材料，一般只著录附件题名，其前冠“＋”号。

  10.5.3.2 载体形态项中不著录小项数量及单位和规格时，附件前不加“＋”号。

    例如：

  .－中共温州地委办公室转发平阳县委办公室“关于水头区委档案被烧情况的报告”

  10.5.3.3 如附件具有自己的题名，并能单独使用，具有独立检索意义时，亦可另行著录条目，但应在附注项中加以说明。

  10.6 丛编项

    丛编是指在一个总题名下，汇集若干同一类型、统一编号发布的系列文件，一般照原文著录丛编题名，并将著录内容置于“( )”号中，“( )”号前加“.－”号。

    例如：.－(全国档案工作会议材料之二)

  10.7 附注项

    附注项著录各个项目中需要解释和补充的事项，依各项目的顺序著录，见第3章，项目以外需解释和补充的列在最后。

  10.8 标准编号及有关记载项

    此项一般不著录。

  10.9 提要项

    提要项是对文件和案卷内容的简介和评述，应力求反映其主题内容。一般不超过300字。

  10.10 排检与编号项

    排检与编号项是目录排检和档案馆(室)业务注记项

  10.10.1 分类号

    依据档案分类法的有关规定著录。置于条目左上角第一行。

  10.10.2 档案馆(室)代号

    依据档案馆(室)代码的有关规定著录。置于条目右上角第一行。

  10.10.3 档号

    档案馆(室)在档案整理过程中对档案的编号。档号通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号或页号。

  10.10.3.1 全宗号：著录馆藏每一全宗的编号。

  10.10.3.2 案卷目录号：著录全宗内每一案卷目录的编号。

  10.10.3.3 案卷号：著录案卷目录内每一案卷的编号。

  10.10.3.4 件号或页号：著录案卷内每一文件的顺序号或其首页的编号。

  10.10.3.5 某些科技档案可著录具有检索意义的专业号、工程号、专题号、产品型号等编号。

  10.10.3.6 档号中各号之间用“－”号，占半格。

  10.10.3.7 档号著录于条目左上角第二行，与分类号齐头。

  10.10.4 缩微号

    缩微号是档案缩微品的编号，著录于条目右上角第二行，与档案馆(室)代号齐头。

  10.10.5 主题词

    主题词是揭示档案主题内容的规范词。

  10.10.5.1 依据GB 3860-83《文献主题标引规则》的原则进行标引。

  10.10.5.2 文件级条目一般著录3～8个主题词，案卷级可适当增加。

  10.10.5.3 主题词著录于第二段落之下，另起一行齐头著录。

    各主题词之间空一格。

 

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    附加说明：

    本标准由全国文献工作标准化技术委员会第六分会提出。

    本标准由档案工作标准化领导小组《档案著录规则》起草小组起草。

    本标准主要起草人邓绍兴、来长治、杨淑琴。